Die elektronische Signatur – Anwendung im Arbeitsrecht  

Unterschrift war gestern – heute kommt immer häufiger die elektronische Signatur zum Einsatz, um rechtliche Erklärungen abzugeben. In diesem Beitrag erfährst du, wann du eine elektronische Signatur nutzen kannst und welche Vorteile sie hat. Ich zeige dir außerdem, wann du auf keinen Fall die elektronische Signatur nutzen solltest.

  1. Welche elektronischen Signaturen gibt es?
  2. Was bedeutet Schriftform?
  3. Wie muss ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden?
  4. Arbeitsvertrag per qualifizierter elektronischer Signatur abschließen?
  5. Aufhebungsvertrag und Kündigung per elektronischer Signatur?
  6. Fazit

 

1. Welche elektronischen Signaturen gibt es?

Elektronische Signaturen gibt es mit unterschiedlichen Merkmalen und Sicherheitsstufen.

 
Die einfache elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur ist leicht verwendbar und unkompliziert, bietet aber auch das geringste Sicherheitsniveau. Als Ersatz für die händische Unterschrift ist sie nicht geeignet.

Die einfache elektronische Signatur besteht etwa darin, dass am Ende einer E-Mail der Name des Absenders eingefügt wird. Eine weitere Form der einfachen elektronischen Signatur ist das Einfügen der Unterschrift in ein Dokument. Hier ist es üblich, ein Bild oder Scan der Unterschrift zu nutzen und einzufügen.

Wenn in einem Vertrag die elektronische Signatur verlangt wird, ist regelmäßig die einfache elektronische Signatur gemeint. Sie kann in einem gerichtlichen Verfahren unter freier Beweiswürdigung berücksichtigt werden, die Validität ist aber recht leicht anzuzweifeln.

 
Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet bereits deutlich erhöhte Sicherheitsstandards. Drei Merkmale zeichnen die fortgeschrittene elektronische Signatur aus und machen sie gegenüber der einfachen sicherer:

  • Änderungen am Dokument oder an Daten, die erst nach der Signatur vorgenommen werden, müssen erkennbar sein.
  • Die Signatur muss eindeutig einer bestimmten Person zuzuordnen sein.
  • Die unterzeichnende Person muss nachweisen können, dass die Signatur von ihr vorgenommen wurde und die entsprechenden Sicherheitsanforderungen erfüllt wurden.

Die Sicherheitsstandards sehen vor allem vor, dass ein einmalig verwendbarer und geheimer Schlüssel verwendet wird. Dabei kommen digitale Verfahren zum Einsatz, die die Verifikation der Signatur erlauben. Wie die einfache erfüllt auch die fortgeschrittene elektronische Signatur die elektronische Form nach § 127 Abs. 3 BGB. Ihr Beweiswert in einem gerichtlichen Verfahren ist allerdings deutlich höher. Übertragen wird sie meist über physische Datenträger wie etwa USB-Sticks oder Chips.

 
Die qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur stellt die sicherste Variante dar. Zusätzlich zu dem beschriebenen Verschlüsselungsverfahren  wird ein entsprechendes Zertifikat eines Zertifizierungsdienstanbieters benötigt. Das ist entweder mit schriftlichem Antrag und Vorlage eines Ausweises oder per VideoID-Verfahren möglich. Mit dem Zertifikat wird nachgewiesen, dass die Person ein mit ihrer Identität übereinstimmenden Signaturschlüssel besitzt. Die Gültigkeit liegt meist bei 3-5 Jahren und muss dann erneuert werden.

Unten erkläre ich dir, ob die qualifizierte elektronische Signatur auch zur Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags, eines Aufhebungsvertrags oder einer Kündigung geeignet ist.

 

2. Was bedeutet Schriftform?

Das Gesetz schreibt für viele Verträge und Erklärungen die Schriftform vor. Dies bedeutet grundsätzlich, dass das Dokument ausgedruckt und eigenhändig unterschrieben werden muss. Möglich ist natürlich die klassische Unterschrift, aber auch notariell beglaubigte Handzeichen sind theoretisch zulässig.

Im digitalen Verkehr ist es aber heutzutage recht umständlich, die klassische Unterschrift zu setzen.

Die qualifizierte elektronische Signatur kann oft die händische Unterschrift ersetzen (126a BGB).

 

3. Wie muss ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden?

Wie bei den meisten Verträgen gilt auch beim Arbeitsvertrag der Grundsatz der Formfreiheit. Es ist daher sogar möglich, einen Arbeitsvertrag nur mündlich abzuschließen.

Davon ist jedoch dringend abzuraten. Der Arbeitsvertrag enthält meist viele verschiedene Regelungen, die man kaum allesamt mündlich präzise vereinbaren kann. Zudem würde ein mündlich geschlossener Arbeitsvertrag nicht das nötige Maß an Rechtssicherheit bieten. Im Falle einer Auseinandersetzung mit dem Arbeitgeber könnten elementare Bestandteile des Vertrages einfach bestritten werden, die Beweisführung wäre sehr schwierig.

Du solltest den Arbeitsvertrag mindestens per  einfacher elektronischer Signatur abschließen. Denn schriftliche oder digitale Dokumente bieten stets die Möglichkeit, strittige Punkte zu belegen bzw. zu widerlegen. Je verlässlicher das Dokument signiert ist, desto größere Beweiskraft hat es vor Gericht.

 

4. Arbeitsvertrag per qualifizierter elektronischer Signatur abschließen?

Die qualifizierte elektronische Signatur ist in vielen Fällen eine digitale Alternative zur händischen Unterschrift, die Papier und Aufwand einsparen kann. Allerdings hat sie (noch?) rechtliche Grenzen. Wenn du Arbeitsverträge per elektronischer Signatur abschließen möchtest, bedenke diese Aspekte:

Nachweisgesetz verlangt handschriftliche Unterschrift

Das Unternehmen muss dem Arbeitnehmer die zentralen Regelungen des Arbeitsvertrages schriftlich zur Verfügung stellen. So verlangt es das Nachweisgesetz (NachwG). Wird dem nicht genügt, ist das Arbeitsverhältnis trotzdem gültig. In der Vergangenheit wurden die Vorschriften des NachwG entsprechend oft ignoriert. Seit 1. August 2022 stellen Verstöße eine Ordnungswidrigkeit dar. Kommt der Arbeitgeber den Anforderungen des NachwG also nicht nach, droht eine Geldbuße von bis zu 2000 Euro.

Der Arbeitgeber muss die nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Informationen per Schriftform übermitteln. Selbst die qualifiziert elektronische Signatur lässt der deutsche Gesetzgeber nicht zu. Die Informationen müssen auf einem händisch unterschriebenen Dokument übergeben werden. Das kann durchaus in einem  gesonderten Dokument geschehen, während der Arbeitsvertrag separat elektronisch unterzeichnet wird. Unternehmen, die ihre Arbeitsverträge weiterhin elektronisch signieren möchten, müssen dann zusätzlich die Informationen des Nachweisgesetzes auf einem unterschriebenen Blatt Papier aushändigen.

Befristung per elektronischer Signatur?

Viele Unternehmen schließen befristete Verträge ab. Die Absprache über die Befristung muss eigentlich schriftlich geschehen – also mit persönlicher Unterschrift. Allerdings gehen die meisten Stimmen in der juristischen Literatur davon aus, dass auch die qualifiziert elektronische Signatur zulässig ist.

Völlig frei von Risiken ist dieses Vorgehen nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat die Frage noch nicht entschieden. Wird die Form der Befristung nicht eingehalten, bleibt der Arbeitsvertrag zwar wirksam, gilt aber als unbefristet geschlossen.

Unternehmen, die den Arbeitsvertrag in jedem Fall elektronisch führen möchten, können theoretisch auch wie folgt vorgehen:

  • Sie schließen den Arbeitsvertrag per elektronischer Signatur ab.
  • Die Vereinbarung der Befristung erfolgt gesondert auf einem handschriftlich unterschriebenen Dokument.
 
Nachvertragliches Wettbewerbsverbot elektronisch signieren?

Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot sieht vor, dass der Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum nach Ende des Arbeitsverhältnisses keine Geschäfte aufnimmt, die in Konkurrenz zu seinem alten Arbeitgeber stehen. Ein solches nachvertragliches Wettbewerbsverbot ist nur dann wirksam, wenn es der Schriftform genügt, § 74 Abs. 1 HGB. Zusätzlich muss dem Arbeitnehmer ein Original der Vereinbarung ausgehändigt werden.

Auch hier halten die meisten Stimmen die qualifizierte elektronische Signatur für zulässig. Allerdings liegt ebenfalls noch keine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zu dieser Frage vor.

 

5. Aufhebungsvertrag und Kündigung per elektronischer Signatur?

Derzeit ist es noch nicht zulässig, einen Aufhebungsvertrag per qualifizierter elektronischer Signatur abzuschließen. Dasselbe gilt für Kündigungen. In beiden Fällen muss das Papierdokument handschriftlich signiert werden. Sonst ist die Kündigung bzw. der Aufhebungsvertrag unwirksam.

 

6. Fazit

  • Die verschiedenen Formen der elektronischen Signatur sind heute im digitalen Verkehr von großer Bedeutung und bieten verschiedene Sicherheitsstufen.
  • Lediglich die qualifizierte elektronische Signatur kann oft als Ersatz für die händische Unterschrift genutzt werden. Dafür muss ein entsprechendes Zertifikat erworben werden, dass den Nutzer der Signatur verifiziert. Dies ist mittlerweile auch online per VideoID-Verfahren möglich.
  • Der Abschluss des Arbeitsvertrages ist grundsätzlich formlos möglich, vor allem aus Gründen der Rechtssicherheit sollte aber grundsätzlich die Schriftform oder die elektronische Signatur genutzt werden.
  • Bestimmte Abreden innerhalb des Arbeitsverhältnisses sind nach wie vor nur in Schriftform gültig. Auch die Informationen nach dem Nachweisgesetz müssen Unternehmen handschriftlich signiert aushändigen.
  • Kündigungen und Aufhebungsverträge per elektronischer Signatur sind unwirksam.

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