Die elektronische Signatur ‚Äď Anwendung im Arbeitsrecht¬†¬†

Unterschrift war gestern ‚Äď heute kommt immer h√§ufiger die elektronische Signatur zum Einsatz, um rechtliche Erkl√§rungen abzugeben. In diesem Beitrag erf√§hrst du, wann du eine elektronische Signatur nutzen kannst und welche Vorteile sie hat. Ich zeige dir au√üerdem, wann du auf keinen Fall die elektronische Signatur nutzen solltest.

  1. Welche elektronischen Signaturen gibt es?
  2. Was bedeutet Schriftform?
  3. Wie muss ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden?
  4. Arbeitsvertrag per qualifizierter elektronischer Signatur abschließen?
  5. Aufhebungsvertrag und K√ľndigung per elektronischer Signatur?
  6. Fazit

 

1. Welche elektronischen Signaturen gibt es?

Elektronische Signaturen gibt es mit unterschiedlichen Merkmalen und Sicherheitsstufen.

 
Die einfache elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur ist leicht verwendbar und unkompliziert, bietet aber auch das geringste Sicherheitsniveau. Als Ersatz f√ľr die h√§ndische Unterschrift ist sie nicht geeignet.

Die einfache elektronische Signatur besteht etwa darin, dass am Ende einer E-Mail der Name des Absenders eingef√ľgt wird. Eine weitere Form der einfachen elektronischen Signatur ist das Einf√ľgen der Unterschrift in ein Dokument. Hier ist es √ľblich, ein Bild oder Scan der Unterschrift zu nutzen und einzuf√ľgen.

Wenn in einem Vertrag die elektronische Signatur verlangt wird, ist regelm√§√üig die einfache elektronische Signatur gemeint. Sie kann in einem gerichtlichen Verfahren unter freier Beweisw√ľrdigung ber√ľcksichtigt werden, die Validit√§t ist aber recht leicht anzuzweifeln.

 
Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet bereits deutlich erh√∂hte Sicherheitsstandards. Drei Merkmale zeichnen die fortgeschrittene elektronische Signatur aus und machen sie gegen√ľber der einfachen sicherer:

  • √Ąnderungen am Dokument oder an Daten, die erst nach der Signatur vorgenommen werden, m√ľssen erkennbar sein.
  • Die Signatur muss eindeutig einer bestimmten Person zuzuordnen sein.
  • Die unterzeichnende Person muss nachweisen k√∂nnen, dass die Signatur von ihr vorgenommen wurde und die entsprechenden Sicherheitsanforderungen erf√ľllt wurden.

Die Sicherheitsstandards sehen vor allem vor, dass ein einmalig verwendbarer und geheimer Schl√ľssel verwendet wird. Dabei kommen digitale Verfahren zum Einsatz, die die Verifikation der Signatur erlauben. Wie die einfache erf√ľllt auch die fortgeschrittene elektronische Signatur die elektronische Form nach ¬ß 127 Abs. 3 BGB. Ihr Beweiswert in einem gerichtlichen Verfahren ist allerdings deutlich h√∂her. √úbertragen wird sie meist √ľber physische Datentr√§ger wie etwa USB-Sticks oder Chips.

 
Die qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur stellt die sicherste Variante dar. Zus√§tzlich zu dem beschriebenen Verschl√ľsselungsverfahren¬† wird ein entsprechendes Zertifikat eines Zertifizierungsdienstanbieters ben√∂tigt. Das ist entweder mit schriftlichem Antrag und Vorlage eines Ausweises oder per VideoID-Verfahren m√∂glich. Mit dem Zertifikat wird nachgewiesen, dass die Person ein mit ihrer Identit√§t √ľbereinstimmenden Signaturschl√ľssel besitzt. Die G√ľltigkeit liegt meist bei 3-5 Jahren und muss dann erneuert werden.

Unten erkl√§re ich dir, ob die qualifizierte elektronische Signatur auch zur Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags, eines Aufhebungsvertrags oder einer K√ľndigung geeignet ist.

 

2. Was bedeutet Schriftform?

Das Gesetz schreibt f√ľr viele Vertr√§ge und Erkl√§rungen die Schriftform vor. Dies bedeutet grunds√§tzlich, dass das Dokument ausgedruckt und eigenh√§ndig unterschrieben werden muss. M√∂glich ist nat√ľrlich die klassische Unterschrift, aber auch notariell beglaubigte Handzeichen sind theoretisch zul√§ssig.

Im digitalen Verkehr ist es aber heutzutage recht umständlich, die klassische Unterschrift zu setzen.

Die qualifizierte elektronische Signatur kann oft die händische Unterschrift ersetzen (126a BGB).

 

3. Wie muss ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden?

Wie bei den meisten Vertr√§gen gilt auch beim Arbeitsvertrag der Grundsatz der Formfreiheit. Es ist daher sogar m√∂glich, einen Arbeitsvertrag nur m√ľndlich abzuschlie√üen.

Davon ist jedoch dringend abzuraten. Der Arbeitsvertrag enth√§lt meist viele verschiedene Regelungen, die man kaum allesamt m√ľndlich pr√§zise vereinbaren kann. Zudem w√ľrde ein m√ľndlich geschlossener Arbeitsvertrag nicht das n√∂tige Ma√ü an Rechtssicherheit bieten. Im Falle einer Auseinandersetzung mit dem Arbeitgeber k√∂nnten elementare Bestandteile des Vertrages einfach bestritten werden, die Beweisf√ľhrung w√§re sehr schwierig.

Du solltest den Arbeitsvertrag mindestens per  einfacher elektronischer Signatur abschließen. Denn schriftliche oder digitale Dokumente bieten stets die Möglichkeit, strittige Punkte zu belegen bzw. zu widerlegen. Je verlässlicher das Dokument signiert ist, desto größere Beweiskraft hat es vor Gericht.

 

4. Arbeitsvertrag per qualifizierter elektronischer Signatur abschließen?

Die qualifizierte elektronische Signatur ist in vielen Fällen eine digitale Alternative zur händischen Unterschrift, die Papier und Aufwand einsparen kann. Allerdings hat sie (noch?) rechtliche Grenzen. Wenn du Arbeitsverträge per elektronischer Signatur abschließen möchtest, bedenke diese Aspekte:

Nachweisgesetz verlangt handschriftliche Unterschrift

Das Unternehmen muss dem Arbeitnehmer die zentralen Regelungen des Arbeitsvertrages schriftlich zur Verf√ľgung stellen. So verlangt es das Nachweisgesetz (NachwG). Wird dem nicht gen√ľgt, ist das Arbeitsverh√§ltnis trotzdem g√ľltig. In der Vergangenheit wurden die Vorschriften des NachwG entsprechend oft ignoriert. Seit 1. August 2022 stellen Verst√∂√üe eine Ordnungswidrigkeit dar. Kommt der Arbeitgeber den Anforderungen des NachwG also nicht nach, droht eine Geldbu√üe von bis zu 2000 Euro.

Der Arbeitgeber muss die nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Informationen per Schriftform √ľbermitteln. Selbst die qualifiziert elektronische Signatur l√§sst der deutsche Gesetzgeber nicht zu. Die Informationen m√ľssen auf einem h√§ndisch unterschriebenen Dokument √ľbergeben werden. Das kann durchaus in einem ¬†gesonderten Dokument geschehen, w√§hrend der Arbeitsvertrag separat elektronisch unterzeichnet wird. Unternehmen, die ihre Arbeitsvertr√§ge weiterhin elektronisch signieren m√∂chten, m√ľssen dann zus√§tzlich die Informationen des Nachweisgesetzes auf einem unterschriebenen Blatt Papier aush√§ndigen.

Befristung per elektronischer Signatur?

Viele Unternehmen schlie√üen befristete Vertr√§ge ab. Die Absprache √ľber die Befristung muss eigentlich schriftlich geschehen ‚Äď also mit pers√∂nlicher Unterschrift. Allerdings gehen die meisten Stimmen in der juristischen Literatur davon aus, dass auch die qualifiziert elektronische Signatur zul√§ssig ist.

Völlig frei von Risiken ist dieses Vorgehen nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat die Frage noch nicht entschieden. Wird die Form der Befristung nicht eingehalten, bleibt der Arbeitsvertrag zwar wirksam, gilt aber als unbefristet geschlossen.

Unternehmen, die den Arbeitsvertrag in jedem Fall elektronisch f√ľhren m√∂chten, k√∂nnen theoretisch auch wie folgt vorgehen:

  • Sie schlie√üen den Arbeitsvertrag per elektronischer Signatur ab.
  • Die Vereinbarung der Befristung erfolgt gesondert auf einem handschriftlich unterschriebenen Dokument.
 
Nachvertragliches Wettbewerbsverbot elektronisch signieren?

Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot sieht vor, dass der Arbeitnehmer f√ľr einen bestimmten Zeitraum nach Ende des Arbeitsverh√§ltnisses keine Gesch√§fte aufnimmt, die in Konkurrenz zu seinem alten Arbeitgeber stehen. Ein solches nachvertragliches Wettbewerbsverbot ist nur dann wirksam, wenn es der Schriftform gen√ľgt, ¬ß 74 Abs. 1 HGB. Zus√§tzlich muss dem Arbeitnehmer ein Original der Vereinbarung ausgeh√§ndigt werden.

Auch hier halten die meisten Stimmen die qualifizierte elektronische Signatur f√ľr zul√§ssig. Allerdings liegt ebenfalls noch keine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zu dieser Frage vor.

 

5. Aufhebungsvertrag und K√ľndigung per elektronischer Signatur?

Derzeit ist es noch nicht zul√§ssig, einen Aufhebungsvertrag per qualifizierter elektronischer Signatur abzuschlie√üen. Dasselbe gilt f√ľr K√ľndigungen. In beiden F√§llen muss das Papierdokument handschriftlich signiert werden. Sonst ist die K√ľndigung bzw. der Aufhebungsvertrag unwirksam.

 

6. Fazit

  • Die verschiedenen Formen der elektronischen Signatur sind heute im digitalen Verkehr von gro√üer Bedeutung und bieten verschiedene Sicherheitsstufen.
  • Lediglich die qualifizierte elektronische Signatur kann oft als Ersatz f√ľr die h√§ndische Unterschrift genutzt werden. Daf√ľr muss ein entsprechendes Zertifikat erworben werden, dass den Nutzer der Signatur verifiziert. Dies ist mittlerweile auch online per VideoID-Verfahren m√∂glich.
  • Der Abschluss des Arbeitsvertrages ist grunds√§tzlich formlos m√∂glich, vor allem aus Gr√ľnden der Rechtssicherheit sollte aber grunds√§tzlich die Schriftform oder die elektronische Signatur genutzt werden.
  • Bestimmte Abreden innerhalb des Arbeitsverh√§ltnisses sind nach wie vor nur in Schriftform g√ľltig. Auch die Informationen nach dem Nachweisgesetz m√ľssen Unternehmen handschriftlich signiert aush√§ndigen.
  • K√ľndigungen und Aufhebungsvertr√§ge per elektronischer Signatur sind unwirksam.

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