Unterschrift war gestern â heute kommt immer hĂ€ufiger die elektronische Signatur zum Einsatz, um rechtliche ErklĂ€rungen abzugeben. In diesem Beitrag erfĂ€hrst du, wann du eine elektronische Signatur nutzen kannst und welche Vorteile sie hat. Ich zeige dir auĂerdem, wann du auf keinen Fall die elektronische Signatur nutzen solltest.
- Welche elektronischen Signaturen gibt es?
- Was bedeutet Schriftform?
- Wie muss ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden?
- Arbeitsvertrag per qualifizierter elektronischer Signatur abschlieĂen?
- Aufhebungsvertrag und KĂŒndigung per elektronischer Signatur?
- Fazit
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1. Welche elektronischen Signaturen gibt es?
Elektronische Signaturen gibt es mit unterschiedlichen Merkmalen und Sicherheitsstufen.
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Die einfache elektronische Signatur
Die einfache elektronische Signatur ist leicht verwendbar und unkompliziert, bietet aber auch das geringste Sicherheitsniveau. Als Ersatz fĂŒr die hĂ€ndische Unterschrift ist sie nicht geeignet.
Die einfache elektronische Signatur besteht etwa darin, dass am Ende einer E-Mail der Name des Absenders eingefĂŒgt wird. Eine weitere Form der einfachen elektronischen Signatur ist das EinfĂŒgen der Unterschrift in ein Dokument. Hier ist es ĂŒblich, ein Bild oder Scan der Unterschrift zu nutzen und einzufĂŒgen.
Wenn in einem Vertrag die elektronische Signatur verlangt wird, ist regelmĂ€Ăig die einfache elektronische Signatur gemeint. Sie kann in einem gerichtlichen Verfahren unter freier BeweiswĂŒrdigung berĂŒcksichtigt werden, die ValiditĂ€t ist aber recht leicht anzuzweifeln.
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Die fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet bereits deutlich erhöhte Sicherheitsstandards. Drei Merkmale zeichnen die fortgeschrittene elektronische Signatur aus und machen sie gegenĂŒber der einfachen sicherer:
- Ănderungen am Dokument oder an Daten, die erst nach der Signatur vorgenommen werden, mĂŒssen erkennbar sein.
- Die Signatur muss eindeutig einer bestimmten Person zuzuordnen sein.
- Die unterzeichnende Person muss nachweisen können, dass die Signatur von ihr vorgenommen wurde und die entsprechenden Sicherheitsanforderungen erfĂŒllt wurden.
Die Sicherheitsstandards sehen vor allem vor, dass ein einmalig verwendbarer und geheimer SchlĂŒssel verwendet wird. Dabei kommen digitale Verfahren zum Einsatz, die die Verifikation der Signatur erlauben. Wie die einfache erfĂŒllt auch die fortgeschrittene elektronische Signatur die elektronische Form nach § 127 Abs. 3 BGB. Ihr Beweiswert in einem gerichtlichen Verfahren ist allerdings deutlich höher. Ăbertragen wird sie meist ĂŒber physische DatentrĂ€ger wie etwa USB-Sticks oder Chips.
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Die qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur stellt die sicherste Variante dar. ZusĂ€tzlich zu dem beschriebenen VerschlĂŒsselungsverfahren wird ein entsprechendes Zertifikat eines Zertifizierungsdienstanbieters benötigt. Das ist entweder mit schriftlichem Antrag und Vorlage eines Ausweises oder per VideoID-Verfahren möglich. Mit dem Zertifikat wird nachgewiesen, dass die Person ein mit ihrer IdentitĂ€t ĂŒbereinstimmenden SignaturschlĂŒssel besitzt. Die GĂŒltigkeit liegt meist bei 3-5 Jahren und muss dann erneuert werden.
Unten erklĂ€re ich dir, ob die qualifizierte elektronische Signatur auch zur Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags, eines Aufhebungsvertrags oder einer KĂŒndigung geeignet ist.
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2. Was bedeutet Schriftform?
Das Gesetz schreibt fĂŒr viele VertrĂ€ge und ErklĂ€rungen die Schriftform vor. Dies bedeutet grundsĂ€tzlich, dass das Dokument ausgedruckt und eigenhĂ€ndig unterschrieben werden muss. Möglich ist natĂŒrlich die klassische Unterschrift, aber auch notariell beglaubigte Handzeichen sind theoretisch zulĂ€ssig.
Im digitalen Verkehr ist es aber heutzutage recht umstÀndlich, die klassische Unterschrift zu setzen.
Die qualifizierte elektronische Signatur kann oft die hÀndische Unterschrift ersetzen (126a BGB).
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3. Wie muss ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden?
Wie bei den meisten VertrĂ€gen gilt auch beim Arbeitsvertrag der Grundsatz der Formfreiheit. Es ist daher sogar möglich, einen Arbeitsvertrag nur mĂŒndlich abzuschlieĂen.
Davon ist jedoch dringend abzuraten. Der Arbeitsvertrag enthĂ€lt meist viele verschiedene Regelungen, die man kaum allesamt mĂŒndlich prĂ€zise vereinbaren kann. Zudem wĂŒrde ein mĂŒndlich geschlossener Arbeitsvertrag nicht das nötige MaĂ an Rechtssicherheit bieten. Im Falle einer Auseinandersetzung mit dem Arbeitgeber könnten elementare Bestandteile des Vertrages einfach bestritten werden, die BeweisfĂŒhrung wĂ€re sehr schwierig.
Du solltest den Arbeitsvertrag mindestens per  einfacher elektronischer Signatur abschlieĂen. Denn schriftliche oder digitale Dokumente bieten stets die Möglichkeit, strittige Punkte zu belegen bzw. zu widerlegen. Je verlĂ€sslicher das Dokument signiert ist, desto gröĂere Beweiskraft hat es vor Gericht.
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4. Arbeitsvertrag per qualifizierter elektronischer Signatur abschlieĂen?
Die qualifizierte elektronische Signatur ist in vielen FĂ€llen eine digitale Alternative zur hĂ€ndischen Unterschrift, die Papier und Aufwand einsparen kann. Allerdings hat sie (noch?) rechtliche Grenzen. Wenn du ArbeitsvertrĂ€ge per elektronischer Signatur abschlieĂen möchtest, bedenke diese Aspekte:
Nachweisgesetz verlangt handschriftliche Unterschrift
Das Unternehmen muss dem Arbeitnehmer die zentralen Regelungen des Arbeitsvertrages schriftlich zur VerfĂŒgung stellen. So verlangt es das Nachweisgesetz (NachwG). Wird dem nicht genĂŒgt, ist das ArbeitsverhĂ€ltnis trotzdem gĂŒltig. In der Vergangenheit wurden die Vorschriften des NachwG entsprechend oft ignoriert. Seit 1. August 2022 stellen VerstöĂe eine Ordnungswidrigkeit dar. Kommt der Arbeitgeber den Anforderungen des NachwG also nicht nach, droht eine GeldbuĂe von bis zu 2000 Euro.
Der Arbeitgeber muss die nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Informationen per Schriftform ĂŒbermitteln. Selbst die qualifiziert elektronische Signatur lĂ€sst der deutsche Gesetzgeber nicht zu. Die Informationen mĂŒssen auf einem hĂ€ndisch unterschriebenen Dokument ĂŒbergeben werden. Das kann durchaus in einem  gesonderten Dokument geschehen, wĂ€hrend der Arbeitsvertrag separat elektronisch unterzeichnet wird. Unternehmen, die ihre ArbeitsvertrĂ€ge weiterhin elektronisch signieren möchten, mĂŒssen dann zusĂ€tzlich die Informationen des Nachweisgesetzes auf einem unterschriebenen Blatt Papier aushĂ€ndigen.
Befristung per elektronischer Signatur?
Viele Unternehmen schlieĂen befristete VertrĂ€ge ab. Die Absprache ĂŒber die Befristung muss eigentlich schriftlich geschehen â also mit persönlicher Unterschrift. Allerdings gehen die meisten Stimmen in der juristischen Literatur davon aus, dass auch die qualifiziert elektronische Signatur zulĂ€ssig ist.
Völlig frei von Risiken ist dieses Vorgehen nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat die Frage noch nicht entschieden. Wird die Form der Befristung nicht eingehalten, bleibt der Arbeitsvertrag zwar wirksam, gilt aber als unbefristet geschlossen.
Unternehmen, die den Arbeitsvertrag in jedem Fall elektronisch fĂŒhren möchten, können theoretisch auch wie folgt vorgehen:
- Sie schlieĂen den Arbeitsvertrag per elektronischer Signatur ab.
- Die Vereinbarung der Befristung erfolgt gesondert auf einem handschriftlich unterschriebenen Dokument.
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Nachvertragliches Wettbewerbsverbot elektronisch signieren?
Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot sieht vor, dass der Arbeitnehmer fĂŒr einen bestimmten Zeitraum nach Ende des ArbeitsverhĂ€ltnisses keine GeschĂ€fte aufnimmt, die in Konkurrenz zu seinem alten Arbeitgeber stehen. Ein solches nachvertragliches Wettbewerbsverbot ist nur dann wirksam, wenn es der Schriftform genĂŒgt, § 74 Abs. 1 HGB. ZusĂ€tzlich muss dem Arbeitnehmer ein Original der Vereinbarung ausgehĂ€ndigt werden.
Auch hier halten die meisten Stimmen die qualifizierte elektronische Signatur fĂŒr zulĂ€ssig. Allerdings liegt ebenfalls noch keine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zu dieser Frage vor.
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5. Aufhebungsvertrag und KĂŒndigung per elektronischer Signatur?
Derzeit ist es noch nicht zulĂ€ssig, einen Aufhebungsvertrag per qualifizierter elektronischer Signatur abzuschlieĂen. Dasselbe gilt fĂŒr KĂŒndigungen. In beiden FĂ€llen muss das Papierdokument handschriftlich signiert werden. Sonst ist die KĂŒndigung bzw. der Aufhebungsvertrag unwirksam.
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6. Fazit
- Die verschiedenen Formen der elektronischen Signatur sind heute im digitalen Verkehr von groĂer Bedeutung und bieten verschiedene Sicherheitsstufen.
- Lediglich die qualifizierte elektronische Signatur kann oft als Ersatz fĂŒr die hĂ€ndische Unterschrift genutzt werden. DafĂŒr muss ein entsprechendes Zertifikat erworben werden, dass den Nutzer der Signatur verifiziert. Dies ist mittlerweile auch online per VideoID-Verfahren möglich.
- Der Abschluss des Arbeitsvertrages ist grundsĂ€tzlich formlos möglich, vor allem aus GrĂŒnden der Rechtssicherheit sollte aber grundsĂ€tzlich die Schriftform oder die elektronische Signatur genutzt werden.
- Bestimmte Abreden innerhalb des ArbeitsverhĂ€ltnisses sind nach wie vor nur in Schriftform gĂŒltig. Auch die Informationen nach dem Nachweisgesetz mĂŒssen Unternehmen handschriftlich signiert aushĂ€ndigen.
- KĂŒndigungen und AufhebungsvertrĂ€ge per elektronischer Signatur sind unwirksam.
