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Remote Work: Wie beschäftige ich Mitarbeitende rechtssicher im Ausland?

Sofern man Corona etwas Positives abgewinnen kann, so ist es sicherlich, dass sich die Arbeitswelt seit Ausbruch der Pandemie im Turbotempo verändert hat. Arbeitsbedingungen sind flexibler geworden und physische Anwesenheit im Büro weniger wichtig. Viele Unternehmen setzen heute auf eine Remote Work Policy, teilweise als hybride Modelle, teilweise sogar „remote first“ oder „work from anywhere“. 

🌏 Insbesondere für moderne und international aufgestellte Unternehmen spielt es keine große Rolle mehr, von wo aus die Beschäftigten arbeiten. Oftmals sind Unternehmen wegen des Fachkräftemangels (z.B. in der IT-Branche) sogar auf ein Recruiting von Spezialist:innen im Ausland angewiesen. 

❓ Aufgrund der flexiblen Arbeitsbedingungen muss heutzutage keiner der im Ausland recruiteten Menschen mehr umziehen. Aber wie funktioniert das in solchen Fällen mit der Zahlung von Lohnsteuer und Sozialabgaben? Um Beschäftigte im Ausland anzustellen, gibt es im Prinzip zwei Möglichkeiten:

1️⃣ Gründung einer Gesellschaft im Ausland:

Um Lohnsteuer und Sozialabgaben abführen zu können, benötigen Unternehmen grundsätzlich einen ausländischen Gesellschaftssitz. Die Gründung einer ausländischen Gesellschaft ist jedoch mit einigem Aufwand und Kosten verbunden. Sie lohnt sich daher regelmäßig erst ab einer Anzahl von ca. 10 Beschäftigten. D.h. wenn ein Unternehmen regelmäßig Beschäftigte in einem bestimmten Land (z.B. Rumänien) anstellt, sollte es aus Kostengründen über die Gründung einer ausländischen Gesellschaft nachdenken.

2️⃣ Nutzung eines „Employer of Record“ / Payroll Agency:

Beschäftigen Unternehmen nur wenige Mitarbeitende in einem Land oder scheuen sie den Aufwand einer Gründung, sind sie unter Umständen mit einer Agentur gut beraten. Die im jeweiligen Land ansässige Agentur schließt mit den Beschäftigten einen Arbeitsvertrag und regelt die komplette Payroll der Beschäftigten. Die Agentur leiht die Beschäftigten anschließend an das Unternehmen aus. Dafür zahlt das Unternehmen eine Pauschale an die Agentur und bleibt im Gegenzug weisungsbefugt gegenüber den Beschäftigten. D.h. das Unternehmen ist weiterhin Arbeitgeberin im tatsächlichen Sinne, lediglich die formelle Abwicklung wird auf die Agentur übertragen. Alternativ kann auch die Möglichkeit bestehen, lediglich eine Payroll Agency mit der Lohnabrechnung im jeweiligen Land zu beauftragen.

➡️ Setzt Ihr schon auf Remote Work Policies? Wie regelt Ihr die Beschäftigung von Mitarbeitenden im Ausland?

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